Talent Stories I De ervaring van Vahid Hakami I Projectplanner

Ontdek de dag van een Projectplanner

Vahid Hakami is een ervaren Projectplanner. Hij werkte meer dan een jaar als Project Management Consultant bij een klant van Catalay die gespecialiseerd is in energieopwekkingsapparatuur. In dit interview neemt hij ons mee door een dag uit het leven van een Project Scheduler.

Wat is een typisch project waar een Projectplanner bij betrokken is?

Als Projectplanner kunt u bij verschillende soorten projecten betrokken zijn. De grootte, afdeling en bedrijfstak doen er niet toe. Het project kan klein of groot zijn en betrekking hebben op IT, bouw, techniek, automatisering, productie, olie en gas, enzovoort. Wat voor project het ook is, als Projectplanner bent u het brein of het hart van het project. Terwijl de Project Manager de beslissingen neemt, zorgt de Scheduler ervoor dat de Manager goed geïnformeerd is, zodat hij of zij de juiste beslissingen kan nemen.

Welke vaardigheden gebruikt u?

Aan de ene kant hebt u harde vaardigheden nodig. Relevant onderwijs is van groot belang. Als u geen opleiding hebt gevolgd op het gebied van projectmanagement en/of planning, zorg er dan voor dat u aanvullende cursussen volgt.

Extra moet u bedreven zijn in software zoals Excel, MS Project, Jira en Primavera. Excel klinkt misschien ouderwets, maar een goede kennis ervan is erg belangrijk. Het is ook zeer geschikt voor gegevensanalyse.

Aan de andere kant hebt u zachte vaardigheden nodig. Communicatie en teamwerk zijn misschien wel de belangrijkste. Waarom?

- U communiceert vaak zowel binnen uw eigen team als met belanghebbenden.

- U maakt een plan en instrueert collega's om het project op basis van het plan te controleren.

- U moet verslag uitbrengen aan belangrijke belanghebbenden en kostenramingen maken.

Voor al deze taken zijn duidelijke communicatie en het vermogen om effectief samen te werken vereist.

Bij welk soort vergaderingen bent u betrokken?

Er zijn drie verschillende soorten vergaderingen.

- Regelmatige vergaderingen met het team waarin u de voortgang van het project bespreekt.

- Vergaderingen met belangrijke belanghebbenden, waarin u aan hen rapporteert met behulp van een PowerPoint-presentatie, gebaseerd op de input die u van uw team hebt ontvangen.

- Tot slot zijn er uitzonderlijke vergaderingen. Ik noem ze "brandbestrijdingsvergaderingen". Als er sprake is van vertraging of te hoge kosten, kunt u een vergadering met de klant plannen om beslissingen te nemen over het budget of het tijdstip waarop zich een probleem voordoet. Dit kan betekenen dat u een langere duur goedkeurt of extra geld beschikbaar stelt om de gestegen kosten te financieren.

Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?

Het varieert, maar meestal zijn er drie: de klant, de leverancier die materialen voor het project levert of uitrust, en het projectteam zelf.

Wat is uw invloed op het succes van een project?

Als u succesvol wilt zijn als Projectplanner, moet u rekening houden met tijd, reikwijdte en kosten. Alleen dan kunt u beoordelen hoe goed de huidige status overeenkomt met uw plan.

Als er een mismatch is, kunt u een nieuwe planning maken of problemen op andere manieren aanpakken en oplossen. Miscommunicatie kan ook voorkomen, bijvoorbeeld wanneer een klant een aannemer vraagt om iets op een bepaalde manier te doen, maar de aannemer het verkeerd begrijpt en het anders uitvoert. De klant is niet tevreden met het resultaat.

Als Projectplanner grijpt u in en maakt u aanpassingen. Dit kan alleen als u een uitgebreid overzicht hebt en de parameters tijd, omvang en kosten kunt combineren. Bovendien moet u actief luisteren, zodat u begrijpt wat er nodig is om het project succesvol te maken.

Wat voor advies zou u anderen geven die Projectplanner willen worden?

Wat ik toekomstige Projectplanners wil meegeven, is het belang van een grondige kennis van planning. Mensen beweren vaak dat ze kunnen plannen, maar er is meer nodig dan alleen maar weten hoe MS Project werkt. U moet termen als "kritisch pad" tot in de kern begrijpen om ze effectief te kunnen toepassen.

Bovendien is het essentieel om de volgorde van het project precies te begrijpen, zodat u systematisch kunt denken. Tot slot is het naar mijn mening ook belangrijk om bedreven te zijn in gegevensanalyse. Het is bijvoorbeeld waardevol om te weten hoe u een dashboard maakt en Excel gebruikt voor gegevensanalyse. Als u deze vaardigheden nog niet hebt, overweeg dan om een training te volgen of een vervolgopleiding te volgen.