Management Assistent

What you'll do

We zijn momenteel op zoek naar een Externe Management Assistant in regio Antwerpen Linkeroever.

In deze rol ondersteun je een leidinggevende en zorg je voor een vlotte administratieve en organisatorische werking. Je takenpakket is gevarieerd en omvat onder andere:

• Beheer en opvolging van agenda’s en distributielijsten

• Verwerken en organiseren van administratie, zoals documentbeheer, klassement en correspondentie (o.a. met externe instanties), inclusief registratie in een document management systeem (SAP)

• Plannen en coördineren van meetings, videocalls en zaalreservaties

• Regelen van cateringaanvragen

• Beheer van toegangsrechten tot verschillende werkgroepen

• Opstellen en opvolgen van bestelaanvragen en jaarbestellingen

• Uitwerken en onderhouden van documenten, rapporteringen en KPI-overzichten in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

• Organiseren van (internationale) verplaatsingen en events (vluchten, hotels, planning, …)

• Behandelen van inkomende telefoons en correct doorverbinden of noteren van boodschappen

• Fungeren als back-up voor administratieve collega’s bij afwezigheden

Who we're looking for

• Je beschikt over een diploma Management Assistant of hebt een gelijkwaardig niveau door ervaring

• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, …)

• Ervaring met SAP (documentbeheer en aankoopprocessen) is een plus

• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk

• Je werkt nauwkeurig, discreet en georganiseerd, en bent communicatief en assertief

• Je neemt initiatief en kan zelfstandig werken

• Je bent leergierig en gemotiveerd om nieuwe processen en procedures snel onder de knie te krijgen

What you'll get

• Een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid en autonomie
• De kans om innovatieve projecten te begeleiden
• Een professionele, collegiale werkomgeving met korte communicatielijnen
• Ruime opleidings en ontwikkelingsmogelijkheden
• Een marktconform salarispakket met aantrekkelijke extralegale voordelen
• Doorgroeimogelijkheden binnen een stabiele en toekomstgerichte organisatie